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POURQUOI SAUVEGARDER SES DOCUMENTS DÉMATÉRIALISÉS ? AVEC LE RÉSEAU DES CTRC

Aujourd’hui, la dématérialisation s’impose dans de nombreux secteurs. Alors, de quelle façon gérer vos documents dématérialisés ?

Un document dématérialisé, c’est un document numérique. On parle de dématérialisation “duplicative” pour les documents scannés et de dématérialisation “native” pour les documents directement produits au format numérique, à partir d’un système d’information.

Dématérialiser c’est donc s’affranchir du papier ! Et sachez qu’un contrat numérique équivaut à contrat papier aux yeux de la loi ! Deux conditions sont à respecter cependant :

  • Les signataires du contrat doivent être clairement identifiés et l’intégrité du document doit être garantie.
  • Un système de signature électronique doit en effet certifier l’identité de l’expéditeur et du destinataire, garantir que le document n’a pas été modifié, et enfin que le destinataire est le seul à pouvoir l’ouvrir.

La dématérialisation concerne maintenant dans tous les domaines : celui des contrats,  ou des démarches administratives, comme les démarches effectuées auprès du service des impôts, de la CAF ou encore de la sécurité sociale.

Ces documents sont uniquement produits au format numérique. Ne pas les conserver revient donc à ne pas avoir de trace ! Cela peut poser des problèmes lorsqu’il s’agit d’apporter des justificatifs ou des preuves.

Cela peut notamment s’avérer très gênant en cas de litige avec une entreprise car l’entreprise n’est pas tenue de vous fournir un double du contrat !

De plus, certaines administrations peuvent supprimer les données au-delà d’un délai. Vous devez donc télécharger les documents reçus par mail, les classer et les sauvegarder sur un support : une clefs USB, un disque dur externe, ou un coffre-fort numérique. N’hésitez par à sauvegarder des copies sur différents supports.

Enfin, si vous choisissez le coffre-fort numérique, vérifiez au préalable le sérieux du fournisseur.

En résumé :

  • notez qu’un contrat dématérialisé équivaut à un contrat papier,
  • ne dépassez pas les délais de conservation des documents,
  • sauvegardez vos documents sur différents supports.